Veel gestelde vragen over Web-KLAS


      I. TECHNISCHE VRAGEN OVEREN PROBLEMEN BIJ HET NIEUWE WEB-KLAS

      - Ga naar de pagina met alle info, link naar de instructiefilmpjes, fiches, uitgebreide handleiding, ... 

      - Vragen en/of problemen signaleert u bij voorkeur via e-mail aan webklas@kerknet.be 


      Testperiode zomer 2021

      RECENTE INFO - LAATSTE UPDATE 09 AUGUSTUS 2021


          • Een simulatie van de abonneringsperiode in de testomgeving zal starten op maandag 9 augustus en eindigen op vrijdag 13 augustus. 
            -  In de abonneringsperiode krijgen ALLE LOPENDE ABONNEES in uw lijst de status 'TE VERNIEUWEN'.
            -  Voor bestaande abonnees hoeft u enkel de betaling te registreren zoals u dat doet voor nieuwe abonnees.
            ° Download de fiche 'Een betaling registreren'.
            ° Bekijk het filmpje 'Aanmaak abonnement' (filmpje 3). Vanaf minuut 10:15 wordt getoond hoe u een betaling registreert in Web-KLAS.
            -             Wanneer u voor het verstrijken van de einddatum geen betaling invoert, wijzigt de status voor die abonnementen nadien automatisch naar 'AANKOMENDE STOPZETTING'.


          • Het exporteren van abonnementen is momenteel (beperkt) mogelijk.
            - Klik bovenaan op 'Partner List Abo'.
            - Selecteer uw editie. 
            - Klik vervolgens op 'Execute' en u ontvangt een Excellijst.
            - Voorlopig worden ALLE ABONNEMENTEN van uw editie geëxporteerd.
            - Aan de uitgebreide functie om een selectie te exporteren wordt momenteel nog gewerkt.
            - Sommige velden voor deze functie staan (voorlopig) nog in het Engels: Edition-id (editie-id), Execute (uitvoeren) 
            - In de Excellijst staan alle gegevens verder in het Nederlands, behoudens de gegevens in de kolom 'Status huidige lijn'. Die staan (voorlopig) nog in het Engels: closed (gesloten), in-progress (lopend), ... 


          • In de zoekfunctie kunt u voortaan ook zoeken op gemeente (Plaats).
          • Een 'anoniem' contact kan niet worden aangemaakt. Bij 'personen' moet u dus steeds minimaal een achternaam invullen om geen foutmelding te krijgen bij het opslaan. 


          • Wanneer een abonnee zijn/haar abonnement rechtstreeks aan Halewijn betaald heeft, wordt er een vinkje geplaatst in de kolom 'Huidige lijn betaald aan Halewijn'.
          • Voortaan kunt u ook filteren op status 'Nieuw' 
          • Aan de lijstweergave werd een kolom 'Datum betaald' toegevoegd.
          • Bij het submenu 'beëindigde abonnementen' kunt u via de knop 'Actie' vlot een ex-abonnee opnieuw activeren. Kies voor 'Heractiveer'.
          • In de zoekfunctie kunt u voortaan ook zoeken op 'organisatie'.
          • Bij het inloggen moet uw e-mailadres niet langer in hoofdletters ingevoerd worden. Vanaf nu kunt u ook inloggen wanneer u uw e-mailadres in kleine letters invoert. 
          • Gebruikers kunnen vanaf nu aanduiden of een contact een persoon of organisatie is. Indien u een organisatie 1 maal aangemaakt heeft, kunt u die vervolgens linken aan meerdere contacten via het veld 'Organisatie'.  Op die manier moet u de organisatie niet telkens opnieuw invoeren. 
          • De functie Agenda werd aangepast. Wanneer u een afspraak in de online agenda plaatst, dan is die vanaf nu enkel zichtbaar voor de KLAS-gebruikers van uw lokale editie.
          • Alle KLAS-gebruikers hebben een e-mail ontvangen met de nodige gegevens om in te loggen in de testomgeving van het nieuwe Web-KLAS en kunnen daarmee tot ongeveer midden augustus het nieuwe online platform voor het abonnementenbeheer van hun lokale Kerk & Leven-editie verkennen.
          • De situatie in de testomgeving is een kopie van de abonnee-toestand midden april 2021. 
          • Effectieve wijzigingen geeft u tot aan de definitieve omschakeling nog steeds door via het oude Web-KLAS.
          • Bewerkingen uitgevoerd door de testgroep in mei werden geannuleerd. Hun vragen en suggesties worden nu verder bekeken.
          • Web-KLAS is gebaseerd op bestaande software (ODOO). Mogelijk ontdekt u deze term op enkele plaatsen in het systeem of ontvangt u berichten verzonden door ODOO.
          • De meeste termen werden intussen vanuit het Engels vertaald naar het Nederlands. Mogelijks ontdekt u hier of daar nog een Engelse term. Wees gerust ook die worden binnenkort aangepast naar het Nederlands. 
          • De functies Discussieer en Dashboard in het menu staan momenteel nog niet helemaal op punt. 
          • De functies exporteren van data naar Excel of CVS en het versturen van e-mails vanuit WEB-KLAS zijn voorlopig uitgeschakeld.
          • Ex-abonnees van het voorbije jaar 2020 werden mee overgezet naar uw abonneelijst en kregen de status 'gesloten'. Daarom telt u abonneelijst in de testomgeving meer abonnees dan in het oude WEB-KLAS. 


          VRAGEN

          1. Ik heb problemen met inloggen?
            -             Om in te loggen surft u naar https://halewijn.fks.be/web/login en voert u uw e-mailadres in. Vervolgens kunt u een nieuw wachtwoord instellen. Uw nieuw wachtwoord telt minstens 12 karakters (min. 1 hoofdletter, min. 1 speciaal teken en min. 1 cijfer). 

          2. Hoe zien de schermen in Web-Klas eruit tijdens de abonneringsperiode?
            - Een simulatie van de abonneringsperiode in de testomgeving zal starten op donderdag 5 augustus en eindigen op woensdag 11 augustus.

          3. Hoe kan ik gegevens uit Web-Klas exporteren naar Excel of CVS?
            - Deze functie werd nog niet uitgeschreven in de test-handleiding.
            - We bekijken verder welke standaard-exportdefinities we in het systeem toevoegen zodat u nadien heel vlot gegevens kunt exporteren.
            - UPDATE 02-08-2021: Het exporteren van abonnementen is momenteel (beperkt) mogelijk. Zie hoger. 

          4. Wanneer ik gegevens van een abonnee gewijzigd heb én daarna nogmaals een correctie of wijziging wil aanbrengen, lukt dat niet?
            - Wanneer u al een wijziging (bv. een naamswijziging of een verhuis invoeren) in Web-Klas uitgevoerd heeft, kunt u tijdelijk geen nieuwe wijzigingen aanbrengen voor die abonnee. 
            - Uw wijziging wordt namelijk eerst gesynchroniseerd met databank van bpost (SUMO). Nadien kunt u opnieuw een wijziging uitvoeren.
            - Omdat een facturatieadres nooit gesynchroniseerd wordt met de databank van bpost, kunt dat op elk moment wijzigen.
            - We proberen om weldra in de testomgeving een simulatie van zo'n synchronisatie naar bpost uit te voeren. 

          5. Het lukt mij niet om e-mails vanuit Web-Klas te verzenden?
            - In de testomgeving is de mailserver voorlopig uitgeschakeld.
            - U kunt dus geen e-mails verzenden vanuit Web-Klas. Later zal dit wel mogelijk zijn. 

          6. Wat is de beste manier om een verhuis door te geven? Moet dat steeds via de knop 'verhuis' of mag ik adresgegevens van een abonnee bewerken?
            - Adreswijzigingen geeft u best door via de knop 'verhuis'.
            - Op die manier blijft het vorige adres nog zichtbaar en kunt u de synchronisatie met de databank van de post beter volgen.
            - Tip! Bekijk ook het instructiefilmpje 'Verhuis abonnee'. Klik hier.
            - Ook het inplannen van een verhuis in de toekomst is mogelijk. 

          7. Wanneer ik een nieuwe abonnee aanmaak, krijg ik een foutmelding wanneer ik wil opslaan?



            -             U heeft een contact (abonnee) aangemaakt, maar u moet daaraan nog een abonnement toevoegen vooraleer u correct kunt opslaan.
            - Kies onderaan bij abonnementslijnen voor regel toevoegen en kies product (uw editie van Kerk & Leven).
            - Daarna kunt u zonder problemen opslaan en krijgt u bovenstaande foutmelding niet meer.
            - Tip! Bekijk ook het instructiefilmpje 'Aanmaak abonnement'. Klik hier.

          8. Moet ik bij het aanmaken van een nieuwe abonnee ook steeds het facturatieadres én het afleveradres invullen?
            - Dat hangt ervan af. Wanneer u een nieuw contact (abonnee) aanmaakt, plaatst Web-KLAS de ingevoerde gegevens ook automatisch bij facturatieadres en afleveradres.
            - Enkel wanneer het facturatie- of afleveradres verschillend is van het ingevoerde adres, moet u deze apart invoeren of wijzigen.
            - Tip! Bekijk ook het instructiefilmpje 'Aanmaak abonnee'. Klik hier.



            II. INSTRUCTIEFILMPJES


            III. ALGEMENE VRAGEN OVER HET NIEUWE WEB-KLAS

            1. Kunnen meerdere personen gekoppeld worden aan één editie van Kerk & Leven als ‘volwaardig’ Web-KLAS-beheerder? 
              Antwoord:               Ja. 

            2. Kunnen KLAS-medewerkers (bijvoorbeeld lokale abonneemedewerkers uit de diverse geloofsgemeenschappen/parochies) enkel een 'inzagerecht' krijgen in Web-KLAS?
              Antwoord: Ja. Medewerkers met inzagerecht kunnen gegevens sorteren en lijsten exporteren. Ze kunnen evenwel geen wijzigingen doorvoeren of abonnees toevoegen.

            3. Wordt mijn huidige registratie (incl. ondertekening van privacyverklaring) als KLAS-medewerker automatisch overgezet naar het nieuwe Web-KLAS?
              Antwoord: Ja. Uw huidige login (d.i. het e-mailadres waarmee u inlogt in Web-KLAS) wordt overgezet. Uw huidig wachtwoord wordt niet mee overgezet. U ontvangt een nieuw wachtwoord van Halewijn dat u later zelf kunt wijzigen op voorwaarde dat het voldoet aan bepaalde criteria (minimaal 8 tekens waarvan minimaal één hoofdletter, minimaal één cijfer én minimaal één vreemd teken (% ! ? & of ... )

            4. Hoe moet een nieuwe KLAS-medewerker zich in het nieuwe systeem registreren?
              Antwoord:               Tijdens de testfases kunnen nieuwe medewerkers zichzelf niet registreren en wordt de registratie door Halewijn uitgevoerd. Misschien wijzigt dit nog na de volledige overschakeling. Nieuwe medewerkers moeten ook de privacyverklaring invullen en opsturen naar dienst.parochiebladen@kerknet.be of per post naar Dienst Parochiebladen, Halewijnlaan 92, 2050 Antwerpen. 

            5. Nu ontvangen KLAS-medewerkers wekelijks een Web-KLAS-update van Halewijn. Gaat dat met het nieuwe Web-KLAS nog het geval zijn?
              Antwoord: Neen. Er is geen synchronisatie meer tussen Web-Klas en de algemene database van Halewijn. Uw lokale Web-KLAS is voortaan rechtstreeks gelinkt aan de database van Halewijn. 

            6. Zijn KLAS-medewerkers verplicht om voor de betalingen voortaan altijd gebruik te maken van de gestructureerde mededelingen die KLAS genereert?
              Antwoord: Neen. U kiest zelf of u aan uw abonnees vraagt om bij het overschrijven gebruik te maken van een gestructureerde mededeling of een vrije mededeling (bijvoorbeeld 'Abo K+L, naam + adres, ...')

            7. Bevat de gestructureerde mededeling die KLAS genereert het abonneenummer? 
              Antwoord: Ja. Het eerste deel van de gestructureerde mededeling is het unieke abonneenummer (8 cijfers), aangevuld met twee willekeurige cijfers en twee cijfers als controlegetal. 

            8. Onze lokale editie van Kerk & Leven gebruikt abonneringsbrieven op naam met overschrijvingsformulier van Halewijn. Bevat deze brief voortaan de gestructureerde mededeling uit Web-KLAS?
              Antwoord:               Neen. Bij uw bestelling via Halewijn kunt u aangeven of u gebruikt wenst te maken van een vrije mededeling of van een gestructureerde mededeling. 

            9. Onze lokale editie van Kerk & Leven gebruikt een eigen abonneringsbrief (met overschrijvingsformulier) die we via onze bankinstelling verkrijgen. Kan onze bankinstelling de gestructureerde mededelingen uit Web-KLAS gebruiken om op die brieven te printen?
              Antwoord: Ja. U kunt de gestructureerde mededelingen uit Web-KLAS exporteren zodat externe partners (bankinstelling, parochiesecretariaat, lokale drukker, ...) die kunnen printen op uw abonneringsbrieven.

            10. Kan de gestructureerde mededeling die KLAS genereert geprint worden op het overschrijvingsformulier in Kerk & Leven?
              Antwoord:               Dit wordt verder bekeken door Halewijn. De printtechnologie van Halewijn laat dit zeker toe, maar momenteel weten we (nog) niet binnen welke termijn we deze concrete optie kunnen aanbieden.
               
            11. Hoe kent een abonnee dan gestructureerde mededeling die hij bij betaling moet vermelden (bijvoorbeeld wanneer hij zijn ontvangen abobrief mét gestructureerde mededeling al kwijtgespeeld is)?
              Antwoord:               Web-KLAS-beheerders kunnen die mededeling steeds terugvinden in Web-Klas. De mededeling kunt u eventueel via e-mail doorsturen aan de abonnee.

            12. Als een abonnee een adreswijziging rechtstreeks meldt aan Halewijn, voert Halewijn die adreswijziging uit of verwijst Halewijn die abonnee door naar de betrokken lokale KLAS-verantwoordelijke?
              Antwoord: Halewijn voert de wijziging uit. We bekijken de optie of lokale Web-KLAS-beheerder daarvan (in de toekomst) een melding kunnen krijgen, hetzij in Web-KLAS, hetzij via een e-mail.